Visão Geral

O Curso Gestao Eletrenica de Documentos Fundamentals é um treinamento prático introdutório que capacita profissionais a utilizar softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para digitalizar, organizar, armazenar e gerenciar documentos empresariais de forma eficiente e segura. A GED é uma tecnologia essencial para a transformação digital, permitindo a automação de processos, redução de custos com papel e conformidade com regulamentações como a LGPD. O curso aborda desde a configuração de sistemas GED até a criação de fluxos de trabalho, colaboração em tempo real e segurança de dados.

Os participantes aprenderão a:

• Compreender os conceitos e benefícios da GED em ambientes corporativos.
• Configurar e gerenciar documentos em softwares GED (ex.: SoftExpert, DocuWare, ArqGED).
• Digitalizar documentos físicos com scanners e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
• Criar fluxos de trabalho automatizados para aprovação e revisão de documentos.
• Implementar controles de acesso, auditoria e conformidade com LGPD.
• Integrar sistemas GED com ERPs (ex.: SAP, TOTVS) e outras ferramentas.

Objetivo

Ao concluir o curso, você será capaz de:

• Compreender os fundamentos e benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos.
• Configurar um sistema GED para digitalização e armazenamento de documentos.
• Criar fluxos de trabalho automatizados para aprovação e revisão.
• Implementar metadados e indexação para busca eficiente de documentos.
• Configurar controles de acesso, auditoria e backups para segurança.
• Integrar sistemas GED com ERPs e outras ferramentas corporativas.
• Garantir conformidade com LGPD e outras regulamentações.
• Aplicar a GED em cenários reais, como gestão de contratos e notas fiscais.

Publico Alvo

• Analistas administrativos: Contratos, notas fiscais.
• Profissionais de RH: Documentos de funcionários.
• Profissionais de TI: Configuração e integração.
• Arquivistas: Organização digital.
• Gestores de processos: Automação.
• Nível: Iniciante a intermediário (0-2 anos).

Motivações:

• Reduzir custos com papel.
• Automatizar processos.
• Garantir conformidade com LGPD.
• Aumentar produtividade.

Pre-Requisitos

• Conhecimento básico de processos administrativos ou gestão de documentos.
• Familiaridade com ferramentas de escritório (ex.: Excel, Word).
• Noções de conceitos de TI (ex.: armazenamento em nuvem, permissões).
• Não é necessário conhecimento prévio de GED ou softwares específicos.

Materiais

Conteúdo Programatico

Dia 1: Fundamentos e Configuração

Módulo 1: Introdução à GED

1. Conceitos: GED vs. ECM.
2. Benefícios: custos, produtividade.
3. Softwares: SoftExpert, DocuWare.
4. Laboratório: Explorar interface GED.

Módulo 2: Digitalização e Captura

1. Digitalização com OCR.
2. Configuração de scanners.
3. Importação de documentos.
4. Laboratório: Digitalizar contrato.

Módulo 3: Repositórios Digitais

1. Estrutura: pastas, categorias.
2. Metadados: data, autor.
3. Indexação para busca.
4. Laboratório: Criar repositório.

Módulo 4: Gerenciamento

1. Upload e categorização.
2. Controle de versões.
3. Busca avançada.
4. Laboratório: Organizar documentos.

Dia 2: Automação e Colaboração

Módulo 5: Fluxos Automatizados

1. Fluxos de aprovação.
2. Tarefas e notificações.
3. Assinatura eletrônica.
4. Laboratório: Configurar fluxo.

Módulo 6: Colaboração

1. Comentários, anotações.
2. Documentos compartilhados.
3. Histórico de edições.
4. Laboratório: Colaborar em relatório.

Módulo 7: Integração

1. Integração com SAP, TOTVS.
2. Conexão com Office.
3. APIs personalizadas.
4. Laboratório: Integrar com ERP.

Módulo 8: Relatórios

1. Relatórios de uso.
2. Dashboards de monitoramento.
3. Exportação: PDF, Excel.
4. Laboratório: Criar dashboard.

Dia 3: Segurança e Consolidação

Módulo 9: Segurança

1. Permissões: papéis, acesso.
2. Criptografia, autenticação.
3. Backups e auditoria.
4. Laboratório: Configurar permissões.

Módulo 10: Conformidade LGPD

1. Princípios da LGPD.
2. Políticas de privacidade.
3. Rastreamento de dados.
4. Laboratório: Criar política RH.

Módulo 11: Manutenção

1. Monitoramento de desempenho.
2. Feedback dos usuários.
3. Melhorias contínuas.
4. Laboratório: Simular manutenção.

Módulo 12: Projeto Final

1. Revisão: digitalização, segurança.
2. Projeto: Configurar GED.
3. Apresentação e feedback.
4. Laboratório: Criar sistema GED.